Tele­fon- und Vi­deo­kon­fe­ren­zen spa­ren Zeit und Geld. Wer eine Tel­ko ein­rich­ten will, muss sich aber mit der Tech­nik ver­traut machen, um Pan­nen zu ver­mei­den. Nur dann kön­nen vir­tu­el­le Mee­tings oder Prä­sen­ta­tio­nen die Zahl der lang­wieri­gen und teu­ren Dienst­rei­sen nach­hal­tig reduzieren.

Text: Midia Nuri

Mod­erne Tech­nik erle­ichtert Unternehmern in vie­len Bere­ichen das Leben. Von beson­ders großem Vorteil sind virtuelle Kon­feren­zen, Besprechun­gen oder Präsen­ta­tio­nen. Statt jeden in einem Pro­jekt engagierten Mitar­beit­er zum Meet­ing anreisen zu lassen, organ­isiert der Fir­menchef ein­fach eine Video- oder Tele­fonkon­ferenz. Dann kön­nen alle, die gebraucht wer­den, bequem aus ihrem Büro, aus dem Home­of­fice oder von unter­wegs teil­nehmen. Nach dem ersten per­sön­lichen Ken­nen­ler­nen klappt das auch mit Geschäftspart­nern – etwa, wenn tech­nis­che Details oder Zeit­pläne zu besprechen sind. Die Beteiligten sparen sich damit Zeit und Kosten für die An- und Abreise. Zudem verkürzen virtuelle Kon­feren­zen meis­tens die Dauer der Besprechung. Man tauscht sich konzen­tri­ert­er aus und hält sich wed­er mit Smalltalk noch wieder­holten Zigaret­ten­pausen auf. Diese Art der Besprechung ist also in viel­er­lei Hin­sicht effizien­ter. Ob der Unternehmer dabei eher eine Tele­fonkon­ferenz oder eine Videokon­ferenz bevorzugt, ist let­ztlich Geschmack­sache. Wichtig dage­gen ist: Der Organ­isator muss die Telko richtig einrichten.

Per Col­la­bora­tion-Tool lässt sich eine Telko gut einrichten

Die Ide­al­lö­sung ger­ade mit Blick auf das Ein­richt­en ein­er Telko oder Videokon­ferenz ist eine Tele­fo­nan­lage mit einem soge­nan­nten Col­lab­o­ra­tion-Tool. Mith­il­fe so ein­er Soft­ware kön­nen Anwen­der an ver­schiede­nen Stan­dorten par­al­lel an einem Pro­jekt oder The­ma arbeit­en. Sie schauen sich dabei buch­stäblich über die Schul­ter: Jed­er kann online auf Doku­mente zugreifen und Änderun­gen eingeben, die für alle anderen sofort nachvol­lziehbar sind. Mit ein­er einge­baut­en Videokon­feren­zschal­tung kön­nen sich die Kon­feren­zteil­nehmer sog­ar sehen. Zwei Stun­den Videokon­ferenz statt ein halbes Dutzend Pro­jek­t­mi­tar­beit­er durch die Lande fahren zu lassen – eine schöne Erspar­nis. Selb­st wenn man neben den Kosten für die Tech­nik auch den Aufwand für Ein­führung und Schu­lung berück­sichtigt. Natür­lich soll­ten Unternehmer hier­bei stets Daten­sicher­heit und Daten­schutz sich­er­stellen. Da ist bes­timmt die ein oder andere Frage mit einem Anwalt zu besprechen, am besten einem Experten für IT-Recht.

Mit in­te­grier­ten Lö­sun­gen ist eine Tel­ko be­son­ders bequem

Inzwis­chen gibt es zahlre­iche tech­nis­che Lösun­gen für Tele­fonkon­feren­zen. Die Investi­tion in eine eigene Tele­fo­nan­lage mit den entsprechen­den Möglichkeit­en kann sich auch für kleinere Unternehmen lohnen. Das ist mit Blick auf Abhör­sicher­heit ins­beson­dere dann sin­nvoll, wenn Pro­jek­t­beteiligte oft sen­si­ble tech­nis­che oder finanzielle Aspek­te eines Vorhabens besprechen. Ob sich Kauf oder Leas­ing lohnt, dazu soll­ten Fir­menchefs ihren Steuer­ber­ater fra­gen. Eine Telko ein­richt­en ist mit diesen Lösun­gen prak­tisch ein Kinder­spiel. Aber Unternehmer kön­nen sich dem The­ma auch näh­ern, ohne eine spezielle Tele­fo­nan­lage anzuschaf­fen. Entsprechende Dien­ste müssen nicht zwin­gend in die Hard­ware inte­gri­ert sein. Bekan­nt – und für jed­er­mann leicht nutzbar – sind auch Dien­ste wie Skype oder Face­time. Tele­fonisch lassen sich Ansprech­part­ner außer­dem etwa per Smart­phone ein­fach zusam­men­schal­ten – nur bei vie­len Gesprächspart­nern kann das manch­mal etwas unprak­tisch sein, weil die Gesprächspart­ner angerufen wer­den müssen – anstatt sich einzuwählen.

Beim Einrichten einer Telko auf die Tücken der Tech­nik achten

Als Alter­na­tive bietet sich der Telkoser­vice eines Fes­t­net­z­be­treibers oder speziellen Dien­stleis­ters an. Die Telekom­mu­nika­tion­sun­ternehmen bieten ihren Kun­den für wenig Geld eine zen­trale Ein­wahlnum­mer für Tele­fonkon­feren­zen. Auch für den regelmäßi­gen tele­fonis­chen Aus­tausch gibt es viele inter­es­sante Ange­bote bis hin zu Fla­trates, etwa von der Telekom. Ihre Ein­fach­heit macht Telkos so bestechend.
Bleibt nur noch, die Tück­en der Tech­nik zu umge­hen. Man sollte sich Funk­tio­nen, Beson­der­heit­en und Ein­schränkun­gen der Tele­fonkon­ferenz-Tools genau anse­hen, bevor man das erste Mal ein virtuelles Tre­f­fen ver­anstal­tet. Wichtig ist etwa, beim Ein­richt­en ein­er Telko über einen Telekom­mu­nika­tion­san­bi­eter das Meet­ing nicht zu kurz anzuset­zen. Son­st fliegen alle Gesprächspart­ner unverse­hens mit­ten in der Telko aus der Leitung und der Ver­ant­wortliche muss schnell eine neue Schalte organ­isieren. Es gibt also so manch­es über­raschende Detail zu beacht­en. Aber wer sich die Mühe macht, spart mit Videokon­ferenz oder Telko einiges an Zeit und Aufwand.

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Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürnberg